Elementem niezwykle ważnym w wykorzystaniu technologii BIM, ale też jej atutem jest dokumentacja. W tym obszarze można znaleźć dokumentację statyczną np. format PDF, która jest znana głównie z bieżącego procesu inwestycyjnego, są to dokumenty takie jak: kosztorysy, specyfikacje, harmonogramy oraz ta związana z procesem BIM, np. BIM plan wykonawczy i komplet wymagań informacyjnych. W przeszłości najobszerniejszym zbiorem informacji było oprogramowanie CAD. BIM nie tylko dzięki szkoleniom BIM, ale ze względu na swoje walory, staje technologią coraz bardziej znaną i obecną. Wraz z rosnącą obecnością technologii BIM maleje znaczenie oprogramowania CAD. Powoduje to też, efekt taki, że im bardziej BIM jest zaawansowany w danym projekcie, tym mniej potrzeba dokumentacji. Największym problemem związanym z dokumentacją statyczną jest wyszukiwanie danych. Każdy dokument należy znaleźć, otworzyć i przejrzeć. Każdy użytkownik zdaje sobie sprawę, ile czasu zajmuje wyszukanie w sposób statyczny wszelkich danych w poszukiwaniu różnych informacji. Na szczęście w dzisiejszych czasach możemy przypisywać do modelu coraz więcej informacji i przeglądać je bezpośrednio w oprogramowaniu (np. kosztorysy, harmonogramy). Informacje są bardziej kompletne, dynamiczne i łatwe do wykrycia. W związku z tym potrzebnych jest coraz mniej dokumentów przechowywanych na dysku twardym. Przykładowe typy dokumentacji, które są zbierane w statycznych formatach to: harmonogramy, kosztorysy, dane kontaktowe do firm i osób zaangażowanych w projekt, dokumentacja produktowa i materiałowa, dokumentacja związana z zarządzaniem obiektami maszyn budowlanych.
Przechowywanie i przepływ danych odbywa się we wspólnej przestrzeni, która zawiera wszystkie informacje dotyczące projektu. Może to być serwer, chmura lub ekstranet. Każdy z uczestników projektu ma dostęp do danych, których potrzebuje do wykonywania swojego zadania. Wykorzystując tylko jedno i to samo źródło informacji do współpracy między członkami projektu, unika się zarówno błędów, jak i nieścisłości w przepływie informacji. Gdy architekt potrzebuje informacji o przewodach wentylacyjnych, po prostu otwiera model sanitarny z dysku i łączy go ze swoim modelem architektonicznym. Jeśli ktoś ma pytania, może oznaczyć element na modelu, napisać komentarz i wysłać dynamiczny zrzut ekranu do odbiorcy. https://allbim.pl/